現在、介護サービス業は慢性的な人手不足といわれており、厚生労働省によると2025年度には介護職員が約37万人不足する見通しです。また、働き方改革等労働者のライフワークバランスも求められており、このような状況の中、経営者や管理者は効率的な運営を考える必要があります。
もちろん、介護業務そのものの質を落としたり、簡略化したりすることはできませんが、介護保険法上に関連する連絡業務や事務処理業務についてはICTを利活用することで効率化を図ることはできます。
介護保険法上の人員基準を満たすシフト作成や、さまざまな職種や勤務・雇用形態で勤務している職員が多い介護サービス業の勤怠管理には相当な労力と時間を費やしているのではないでしょうか。介護サービス業における勤怠管理を効率化できる勤怠管理システムをご提案いたします。
介護サービス業が抱える勤怠管理の悩み・難しさ
介護サービス業では勤怠管理について、多種多様であり次のような悩みを抱えているのではないでしょうか。
- 訪問介護や施設介護など勤務形態が多いため、従来のタイムカードの集計では手間がかかる
介護サービス業では、介護職員の他、事務職や、介護ヘルパーなどさまざまな勤務形態や、就業時間で勤務している職員がいます。そのため、紙のタイムカードを使用した場合、シフト表とタイムカードを一つひとつ勤務時間を確認する必要があります。
また、同一月内で、複数拠点のある介護サービス事業所に勤務する職員の場合、タイムカードが複数枚存在するため、集計に時間がかかります。
- 夜勤における給与割増などを反映させないといけないため、給与計算に時間がかかる
介護サービス業では、多岐にわたる職種や勤務形態の職員が勤務しています。また、介護保険法上の人員基準や人手不足の関係などから1人の職員が複数の部門で勤務することもめずらしくありません。そのため、一人ひとりの勤務時間や残業時間、深夜時間を集計する際、多くの時間が必要となります。
また、夜勤における手当や訪問介護における手当など、諸手当や時給についても職種によって細かく区分されているケースが少なくなく、給与計算は複雑であるといえます。
- 手書きの日報での出退勤の管理が多く、正確な残業時間や休憩時間の把握ができていない
特に直行直帰の介護ヘルパーなどについては、タイムカードでの管理が困難なため、日報で管理するケースが多いと思われます。日報は自己申告であるため、管理者が正確な始業・終業時刻、休憩時間を確認することができません。また、利用者宅へ本当に勤務しているかを把握することも困難といえます。
- シフト表を介護保険法上の人員基準や職員の要望を考慮して作成するのに手間がかかる
介護保険法上には人員基準があります。そのため、介護職員の勤怠管理を日報やタイムカードなどの紙ベースでおこなう場合は、人員配置のミスを防止するために定期的にシフト表を提出してもらったり、電話で確認したりなどの作業が必要となります。
また、職員の不平不満が出ないように公平なシフトを作成することも必要となります。特定の人に偏ることなく平等に夜勤を入れて、有給消化もして、休憩時間も取れるように考えて作成することが必要です。そのため、これらの作業には多大な時間と労力がかかるといえます。
- 複数拠点ある介護サービス事業所の場合、勤怠データの管理に手間がかかる
複数拠点のある介護サービス事業所が、勤怠管理をタイムカードや日報などの紙ベースでおこなう場合、タイムカードや日報などを各拠点から集める手間がかかります。
また、管理者は勤怠データを毎日確認することができないため、まとめて勤務時間の集計作業や打刻漏れなどの確認作業をおこなうこととなり、集計の締め切り後に相当の時間を費やすことになります。
勤怠管理システムが介護職にあっている理由
- 集計に手間がかからない
勤怠管理システムにより、職員の勤務時間を自動的に集計することができます。そのため、タイムカードなどの回収は不要となり、複数拠点のある介護サービス事業所の場合は、タイムカードの回収や、シフト表とタイムカードの突合せ作業が不要となり、大幅に集計時間を短縮することができ、集計ミスの防止にもつながります。
- スマホやタブレットを活用して打刻ができる
勤怠管理システムにより、スマホやタブレットでの打刻が可能となります。そのため、管理者は施設外で勤務する介護ヘルパーの訪問介護中の場所や勤務時間を正確に把握することができ、訪問忘れや打刻漏れを防止することができます。
従業員のメリットとしては、直行直帰で訪問介護をおこなうときなどに、わざわざ打刻を打つために会社に向かったり、後日打刻申請をしなくて済むので、工数の削減につながります。
- 正確な勤務時間を把握できる
勤怠管理システムにより、リアルタイムに部署や職員ごとの残業時間や労働時間を把握することができるようになります。そのため、管理者は随時、「常勤の職員が介護保険上、勤務すべき勤務時間を満たしているか」「長時間労働となっていないか」などを把握することができ、日報や電話で確認する時間が不要となります。
- 人員基準や職員の要望を加味したシフト作成ができる
勤怠管理システムにより、シフト表を簡単に作成することができます。管理者は職員の人員配置状況を一括してリアルタイムに把握することができます。そのため、急に欠員が起きた場合でも、介護保険法上の人員基準の調整やシフトの予実管理などを適切におこなうことができ、シフト作成を効率的におこなうことができます。
従業員も紙に書くのではなく、スマホで簡単にシフトを送ることができます。 - 勤務形態に合わせて勤怠情報を管理できる
勤怠管理システムにより、介護サービス業の多岐にわたる職種や多様な勤務形態を登録して管理することが可能となります。そのため、職員の勤務実績の照合や集計作業に費やす時間を大幅に削減することができます。
また、本人の端末でのみ打刻が可能であるため、不正打刻を防止することができます。
提供システムの特徴
- 費用が安い
タイムレコーダーを準備する必要がありますがWEBアプリとして作成しているため、お使いのパソコン・スマホ・タブレット等から専用サイトにアクセスするのみ。ハードウェアの初期費用は一切かかりません。
- スマートフォンやタブレット等で勤怠打刻ができる
介護サービス業では老人ホームなどの施設内や、訪問介護などの施設外、デイサービスの送迎など、職員はさまざまな場所や就業時間で勤務しています。そのため、職員がスマートフォン、タブレットのアプリにて打刻することにより、さまざまな場所や就業時間で勤務する職員の出退勤の勤怠管理をおこなうことが可能になります。
また、GPS機能もオプションで準備しておりますので勤務場所等の確認もできます。
- リアルタイムな勤怠状況を確認できる
管理者は、いつでもどこでもリアルタイムに勤務状況確認をおこなうことができます。職員の毎日の打刻・勤怠データや拠点ごとの集計結果をリアルタイムで確認することができます。また、シフトを設定すれば、拠点ごとの予実管理もできるため、長時間労働の抑止効果を期待することもできます。
- さまざまなシフトパターンを設定できる
個別のシフトパターンを何通りでも作成することができ、直行・直帰などの打刻なしでも勤務したとするみなし勤務や休暇の設定も可能です。また、作成したシフトに対して、実際の勤務実績との差異をリアルタイムに確認することができます。そのため、予定に対してどれくらいの差異が生じているのかを確認することができ、適正な労働時間の管理ができます。
- さまざまな操作権限を持つ管理者を自由に作成できる
部署や拠点、雇用区分単位などで、職員の設定、スケジュール管理、打刻時刻管理、データ出力など管理する権限を設定することができます。また、管理者によって行われた打刻データの修正やシフト修正は、操作ログが残されるため、全権管理者は、各管理者の操作を確認することが可能です。複数拠点をもつ介護サービス事業所におすすめです。
ご依頼から運用開始までの流れ
１．ご依頼・打ち合わせ
ご依頼の連絡をいただいた後、ヒアリングを行います。ご要望は勿論のこと、公開後の運営体制などについても打合せさせていただきます。この段階で必要な課題を全てリストアップしてただくことが大変重要になります。完成度やスケジュールに直接的に影響します。
２．提案内容のご確認
お打合せを基に提案をさせていただきます。要望に沿った提案がなされているか内容を確認していただきます。事前にお気に入りのデザインイメージをお聞かせいただければ理想形に近いもので検討いたします。
３．写真や文章などコンテンツのご提出
サービスで利用する写真や文章などを提出していただきます。多言語対応となる場合については翻訳も弊社にご相談ください。場合によっては素材は弊社で提供させていただくこともございます。
４．システム導入
制作資料が揃った段階で制作を始めます。ご想像通りのサイトになっているかご確認いただけるテスト環境を準備します。
５．中間確認
一度確認していただきます。場合によっては大幅な変更が発生する場合もございますので、進捗状況のご報告やスケジュール調整も改めて検討させていただきます。
６．試験運用
公開前に試験運用を一定期間行います。コンテンツの内容によって期間は異なります。ここでは主に運用体制の確立を指します。お知らせ情報の更新やスケジュール機能の運用方法など日々の業務に欠かせないスキルを習得していただきます。
７．最終確認
最終確認していただき、納品（公開）となります。運用開始に伴うフォローも行います。
８．運用開始
運用開始後、積極的に更新頻度を高めてもらうため一定期間、更新フォローをさせていただきます。
費用について
初期費用：300万円（10ライセンス）～ 年間運用費5万円～ ※ご要望の仕様によって異なります
制作や運営にかかる費用はお客様のご要望によってそれぞれ異なります。十分なお話しを伺った上で、ご要望の仕様と金額に近づけることができればと考えております。また、実装する機能によっても費用は変わります。ある程度のご要望が纏まった時点でお問い合わせフォームからご質問いただけましたら、概算見積書の作成も可能です。